Người bán xuyên biên giới cần đọc: Giải mã chính sách vận chuyển xuyên biên giới Lazada và hướng dẫn tuân thủ giao hàng cho người bán nhiều cửa hàng

Lazada có quy định nghiêm ngặt về thời gian giao hàng và theo dõi kiện hàng, người bán nhiều cửa hàng cần đặc biệt chú trọng tuân thủ quy trình giao hàng. Bài viết này bắt đầu từ các vấn đề vận hành thường gặp, tổng hợp các điểm chính của chính sách vận chuyển, danh sách kiểm tra hàng ngày và quy trình xử lý, đồng thời giới thiệu SpeedSell giúp quản lý thống nhất đơn hàng và vận chuyển.

Giới thiệu

Lazada, với tư cách là nền tảng thương mại điện tử hàng đầu Đông Nam Á, có các tiêu chuẩn đánh giá rõ ràng về hiệu suất vận chuyển của người bán. Dù là giao hàng xuyên biên giới trực tiếp hay sử dụng kho nước ngoài, thời gian giao hàng, tải lên mã theo dõi, tỷ lệ giao hàng thành công đều ảnh hưởng trực tiếp đến điểm hiệu suất cửa hàng và trải nghiệm người mua. Đối với người bán vận hành nhiều cửa hàng cùng lúc, thách thức về tuân thủ vận chuyển càng lớn hơn: các khu vực khác nhau, kênh vận chuyển khác nhau, thời hạn giao hàng khác nhau, chỉ một sơ suất nhỏ có thể dẫn đến chậm giao hoặc tỷ lệ hủy vượt quá mức, đối mặt với trừ điểm hoặc thậm chí hạn chế lưu lượng.

Bài viết này sẽ bắt đầu từ bối cảnh thực tế của vận hành thương mại điện tử xuyên biên giới, hệ thống hóa các điểm chính sách vận chuyển xuyên biên giới của Lazada, đồng thời cung cấp một hướng dẫn vận hành tuân thủ giao hàng phù hợp cho quản lý nhiều cửa hàng, giúp người bán giảm rủi ro và nâng cao hiệu quả.

Các vấn đề vận hành thường gặp

Trong vận hành thực tế, người bán nhiều cửa hàng thường gặp phải những khó khăn liên quan đến vận chuyển sau:

• Nhầm lẫn thời hạn giao hàng: Các khu vực (Malaysia, Thái Lan, Indonesia, v.v.) có yêu cầu thời gian xử lý (Handling Time) khác nhau, quên chuyển đổi dẫn đến quá thời hạn.
• Quản lý mã theo dõi lộn xộn: Nhiều cửa hàng sử dụng các đơn vị vận chuyển khác nhau, tải lên mã theo dõi thiếu hoặc sai, kích hoạt cảnh báo nền tảng.
• Mất kiểm soát tỷ lệ chậm giao: Khi khối lượng đơn hàng lớn, không xử lý kịp quy trình giao hàng, dẫn đến tỷ lệ chậm giao vượt quá ngưỡng đỏ của nền tảng (thường ≤5%).
• Khó khăn trong việc chọn kênh vận chuyển: Sản phẩm nào phù hợp SLS, sản phẩm nào cần LGS, thiếu quy tắc thống nhất, tăng xác suất sai sót.
• Dữ liệu hiệu suất vận chuyển nhiều cửa hàng phân tán: Không thể nhanh chóng xem điểm vận chuyển trong từng cửa hàng, khó can thiệp kịp thời khi có bất thường.

Nếu các vấn đề trên không được giải quyết một cách có hệ thống, không chỉ ảnh hưởng đến điểm cửa hàng mà còn có thể trực tiếp dẫn đến đóng băng tài khoản hoặc hạn chế quyền bán hàng.

Quy trình xử lý cụ thể

Đối với chính sách vận chuyển Lazada, người bán nhiều cửa hàng nên vận hành theo quy trình chuẩn sau:

1. Nắm vững các chỉ số cốt lõi của chính sách vận chuyển nền tảng

Lazada chủ yếu giám sát hiệu suất vận chuyển của người bán qua các chỉ số sau:

• Tỷ lệ giao hàng đúng hạn (On-Time Shipping Rate): Tỷ lệ đơn hàng được giao và quét nhận trong thời gian xử lý đã đặt. Nền tảng thường yêu cầu không dưới 95%.
• Tỷ lệ hủy đơn hàng (Order Cancellation Rate): Hủy do nguyên nhân từ người bán (hết hàng, không thể giao). Nên duy trì dưới 2.5%.
• Thời gian tải lên mã theo dõi: Sau khi đơn hàng được tạo, cần tải lên mã theo dõi hợp lệ trong thời gian quy định (ví dụ 48 giờ).
• Tỷ lệ giao hàng thành công: Đảm bảo kiện hàng được giao đến tay người mua trong thời gian cam kết, tránh đánh giá tiêu cực về vận chuyển.

2. Thiết lập thời gian xử lý hợp lý

Căn cứ vào tình trạng tồn kho thực tế của cửa hàng, thiết lập số ngày xử lý (Handling Time) cho từng sản phẩm trong Lazada. Đối với hàng có sẵn, nên đặt 1-2 ngày; hàng đặt trước có thể kéo dài theo chu kỳ mua hàng, nhưng cần ghi chú trong mô tả. Người bán nhiều cửa hàng nên chú ý sự khác biệt về thời gian xử lý mặc định giữa các khu vực, có thể cấu hình thống nhất trong ERP.

3. Chuẩn hóa giao hàng và tải lên mã theo dõi

• Khi sử dụng các đơn vị vận chuyển được Lazada khuyến nghị (như LGS, FBL), hệ thống sẽ tự động tạo mã theo dõi; khi tự liên hệ với đơn vị vận chuyển, phải tải lên mã theo dõi chính xác bằng tay.
• Đảm bảo mã theo dõi được quét trong thời gian yêu cầu của nền tảng, nếu không coi là chậm giao.
• Đối với kịch bản nhiều cửa hàng, nên sử dụng ERP thương mại điện tử để quản lý tập trung đơn hàng, tự động lấy mã vận đơn và tải lên nền tảng hàng loạt.

4. Giám sát hiệu suất vận chuyển và cảnh báo

• Kiểm tra hàng tuần các chỉ số như tỷ lệ giao hàng đúng hạn, tỷ lệ hủy của từng cửa hàng, phát hiện bất thường kịp thời.
• Thiết lập cảnh báo tồn kho: Khi tồn kho không đủ, hạ sản phẩm hoặc điều chỉnh thời gian xử lý trước, tránh hủy đơn do hết hàng.
• Phân tích nguyên nhân đơn hàng chậm: Do kho thiếu gửi, đơn vị vận chuyển chậm quét nhận, hay vấn đề kết nối hệ thống? Cải thiện có mục tiêu.

Danh sách kiểm tra

Dưới đây là danh sách kiểm tra vận chuyển hàng ngày, người bán nhiều cửa hàng có thể đưa vào SOP vận hành hàng ngày:

Mục kiểm tra	Mức độ quan trọng	Phương pháp kiểm tra	Tần suất
Đơn hàng chờ giao có trong thời gian xử lý không	Cao	Đăng nhập từng cửa hàng, xem danh sách "Chờ giao", đánh dấu đơn hàng sắp quá hạn	Mỗi ngày sáng và chiều một lần
Mã theo dõi đã được tải lên đầy đủ và hợp lệ chưa	Cao	Sử dụng ERP quét đơn hàng "Đã giao nhưng chưa tải mã theo dõi", bổ sung thủ công	Mỗi chiều
Trạng thái quét nhận của đơn vị vận chuyển	Trung bình	Kiểm tra đơn hàng đã giao có tạo dấu vết vận chuyển đầu tiên trong 24 giờ không	Mỗi ngày một lần
Đủ hàng tồn kho	Cao	Theo dõi tồn kho sản phẩm bán chạy, khi dưới mức an toàn thì bổ sung hoặc hạ sản phẩm	Mỗi ngày một lần
Trả hàng và tranh chấp vận chuyển	Trung bình	Xem thông báo tranh chấp vận chuyển trên nền tảng, xử lý kịp thời	Mỗi ngày một lần
Điểm hiệu suất vận chuyển cửa hàng	Cao	Xem mục "Hiệu suất" trong trung tâm người bán Lazada, ghi lại xu hướng thay đổi chỉ số vận chuyển	Mỗi tuần một lần

1. Làm thế nào để quản lý thống nhất đơn hàng và vận chuyển cho nhiều cửa hàng?

Sử dụng ERP thương mại điện tử hoặc công cụ quản lý nhiều cửa hàng (như SpeedSell) để liên kết tất cả các cửa hàng Lazada, xem tất cả đơn hàng trong một giao diện, xử lý giao hàng và tải lên mã theo dõi hàng loạt.

2. Mỗi ngày vận hành cần kiểm tra những nội dung vận chuyển nào?

Ít nhất kiểm tra thời gian còn lại của đơn hàng chờ giao, trạng thái tải lên mã theo dõi, tình trạng quét nhận của đơn vị vận chuyển, cảnh báo tồn kho. Có thể tham khảo danh sách kiểm tra trong bài viết.

3. Làm thế nào để giảm rủi ro bỏ sót đơn hàng?

Thiết lập thông báo của ERP, khi có đơn hàng chưa giao sắp quá hạn sẽ gửi thông báo; đồng thời kiểm tra định kỳ hàng ngày, đối chiếu trạng thái đơn hàng.

4. Tin nhắn khách hàng quá nhiều, làm thế nào để tăng hiệu quả trả lời liên quan đến vận chuyển?

Sử dụng công cụ hỗ trợ khách hàng nhiều cửa hàng, thiết lập mẫu trả lời nhanh cho các vấn đề vận chuyển thường gặp, ví dụ "Đơn hàng đã được gửi, mã theo dõi là XXX, dự kiến giao trong X ngày".

5. Yêu cầu cụ thể của Lazada về thời gian giao hàng là gì?

Yêu cầu có sự khác biệt nhỏ giữa các khu vực, thông thường thời gian xử lý là 1-3 ngày làm việc, cần giao và quét nhận trong thời gian cam kết. Quá thời hạn sẽ được tính vào tỷ lệ chậm giao.

6. Nếu một cửa hàng có tỷ lệ chậm giao vượt quá mức, hậu quả là gì?

Nền tảng có thể giảm hiển thị cửa hàng, hạn chế tham gia hoạt động, nghiêm trọng có thể tạm dừng quyền bán hàng. Do đó cần can thiệp kịp thời.

7. Làm thế nào để chọn kênh vận chuyển phù hợp nhất?

Căn cứ vào loại sản phẩm, trọng lượng, quốc gia mục tiêu để so sánh tổng thể, LGS phù hợp hàng tiêu chuẩn, FBL phù hợp hàng tồn kho nước ngoài, SLS phù hợp hàng nhỏ nhẹ. Người bán nhiều cửa hàng có thể thử nghiệm trước khi chọn hàng loạt.

8. Lưu ý khi sử dụng kho nước ngoài để giao hàng?

Cần đảm bảo tồn kho kho nước ngoài chính xác, cập nhật trạng thái giao hàng kịp thời, và chọn đơn vị vận chuyển được Lazada chấp nhận để có được mã theo dõi.

9. Khách hàng khiếu nại không nhận được hàng, xử lý thế nào?

Trước tiên kiểm tra thông tin theo dõi vận chuyển có hiển thị đã ký nhận không, nếu xác nhận mất, chủ động liên hệ đơn vị vận chuyển để yêu cầu bồi thường, đồng thời thỏa thuận với khách hàng về gửi lại hoặc hoàn tiền. Quá trình xử lý cần lưu giữ chứng từ.

10. Làm thế nào để nâng cao hiệu quả vận hành?

Sử dụng công cụ tự động hóa để giảm các thao tác lặp lại, ví dụ sử dụng SpeedSell để thiết lập giao hàng tự động, tải lên mã theo dõi hàng loạt, thống nhất kịch bản hỗ trợ khách hàng, tập trung năng lượng vào quyết định vận hành.

Giới thiệu công cụ

Đối với người bán nhiều cửa hàng, cốt lõi của quản lý vận chuyển là thống nhất và tự động hóa. SpeedSell, với tư cách là một công cụ quản lý nhiều cửa hàng thương mại điện tử xuyên biên giới chuyên nghiệp, hỗ trợ quản lý đồng thời các nền tảng Shopee, Lazada, TikTok Shop, cung cấp các chức năng như tích hợp đơn hàng, hỗ trợ khách hàng thông minh, cách ly cửa hàng. Về mặt vận chuyển, có thể thực hiện:

• Quản lý đơn hàng thống nhất: Tất cả đơn hàng từ các cửa hàng Lazada được hiển thị trong một danh sách, sắp xếp theo thời gian giao hàng, nhanh chóng lọc đơn hàng sắp quá hạn.
• In nhãn và tải lên mã theo dõi hàng loạt: Kết nối với nhiều đơn vị vận chuyển, in nhãn một chạm và tự động tải mã theo dõi lên nền tảng.
• Bảng điều khiển hiệu suất vận chuyển: Tổng hợp các chỉ số thời gian giao hàng, tỷ lệ chậm giao của từng cửa hàng, dễ dàng so sánh và phát hiện vấn đề.
• Liên kết tồn kho: Khi nhiều cửa hàng dùng chung tồn kho, tự động đồng bộ dữ liệu tồn kho, tránh bán quá dẫn đến hủy đơn.

Người dùng quan tâm có thể tải xuống ứng dụng khách để trải nghiệm đầy đủ chức năng.

Tổng kết

Chính sách vận chuyển Lazada liên tục được cập nhật, người bán nhiều cửa hàng phải thiết lập cơ chế kiểm tra định kỳ hàng ngày chuẩn hóa, tập trung vào thời gian giao hàng, tải lên mã theo dõi và tình trạng tồn kho. Đưa tuân thủ vận chuyển vào SOP vận hành hàng ngày, kết hợp với công cụ tự động hóa để giảm sai sót của con người, mới có thể duy trì hiệu suất cửa hàng bền vững và chiếm ưu thế trong cạnh tranh.

Liên kết liên quan

• Chức năng sản phẩm SpeedSell: Quản lý đa nền tảng, đa cửa hàng
• Kịch bản ứng dụng SpeedSell: Vận hành nhiều cửa hàng và cộng tác nhóm
• Tải xuống ứng dụng khách SpeedSell: Quản lý thống nhất cửa hàng, đơn hàng và tin nhắn hỗ trợ khách hàng
• Trung tâm hướng dẫn SpeedSell: Hướng dẫn vận hành thương mại điện tử xuyên biên giới
• Danh mục hướng dẫn vận hành hàng ngày SpeedSell

Đối tượng phù hợp

Nội dung này dành cho đội ngũ thương mại điện tử đang quản lý nhiều cửa hàng Shopee, Lazada, TikTok Shop hoặc các kênh bán hàng xuyên biên giới khác.

Các bước chính

Xác định vấn đề vận hành, kiểm tra trạng thái cửa hàng, ranh giới tài khoản, cấu hình mạng và phân công nhóm, sau đó chuẩn hóa quy trình lặp lại trong SpeedSell.

Câu hỏi thường gặp

Ai nên đọc bài viết này?

Các đội ngũ thương mại điện tử xuyên biên giới muốn quản lý nhiều cửa hàng tốt hơn, tách biệt hồ sơ, phối hợp chăm sóc khách hàng và tối ưu vận hành hằng ngày.